POLÍTICA DE PRIVACIDADE

A presente Política descreve a coleta, uso e/ou divulgação de informações pessoais pela Convergia Canadá.

Este instrumento rege o comportamento de empregados e prepostos que atuam em nome da Convergia Canadá no tratamento de informações pessoais, descrevendo procedimentos para o acesso e correção de informações pessoais de um indivíduo.

As informações pessoais incluem informações sobre um indivíduo identificável, apresentadas de qualquer forma, tais como: idade, nome, número(s) de identificação, renda, origem étnica, opiniões, avaliações, status social, ações disciplinares, registros de crédito, registros de empréstimos, prontuários médicos.

As informações pessoais não incluem o nome, cargo, endereço e número de telefone de empregados de uma empresa.

A Política de Privacidade da Convergia Canadá é adotada de acordo com as Leis de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos, e tem vigência a partir de 1º de janeiro de 2001.

 

CLÁUSULA 1 – RESPONSABILIDADE

A Convergia Canadá é responsável pelas informações pessoais sob seu controle e designará um indivíduo ou indivíduos responsáveis pelo cumprimento das Cláusulas a seguir, por parte da empresa.

A Convergia Canadá é responsável por informações pessoais em sua posse ou guarda, incluindo informações que tenham sido transferidas a terceiros para processamento. A Convergia Canadá usará meios contratuais ou outros para oferecer um nível de proteção comparável enquanto as informações estiverem sendo processadas por terceiros.

A Convergia Canadá implementará políticas e práticas para dar efeito às Cláusulas, incluindo:

(a) a implementação de procedimentos para proteger informações pessoais;

(b) o estabelecimento de procedimentos para receber e responder a reclamações e questionamentos;

(c) o treinamento e a comunicação aos empregados a respeito das informações sobre as políticas e práticas da Convergia Canadá; e

(d) o desenvolvimento de informações para explicar as políticas e procedimentos da Convergia Canadá.

CLÁUSULA 2 – IDENTIFICAÇÃO DE OBJETIVOS

A Convergia Canadá identificará os objetivos para os quais as informações pessoais são coletadas no momento ou antes do momento em que as informações forem coletadas.

2.1 A Convergia Canadá coleta informações pessoais apenas para os seguintes objetivos (“objetivos identificados”):

(a) para fornecer serviço(s) e/ou produtos aos seus clientes;

(b) para manter relações comerciais e se comunicar com seus clientes (o que inclui, entre outras coisas: faturamento, cobrança, publicidade, promoção, verificação de contas);

(c) para identificar as necessidades e/ou preferências do cliente;

(d) para atender às exigências legais e regulatórias;

(e) para administrar e gerenciar suas operações comerciais.

2.2 A Convergia Canadá notificará a respeito dos objetivos identificados de forma verbal, eletrônica ou escrita antes ou no momento da coleta das informações pessoais.

2.3 As pessoas que coletarem informações pessoais poderão explicar aos indivíduos os objetivos para os quais as informações estão sendo coletadas.

2.4 Quando as informações pessoais coletadas que tiverem sido coletadas sejam para uso com um objetivo não identificado anteriormente, o novo objetivo será identificado antes do uso. A menos que o novo objetivo seja exigido por lei, a Convergia Canadá obterá o consentimento do indivíduo antes que as informações sejam usadas para esse novo objetivo.

CLÁUSULA 3 – CONSENTIMENTO

O conhecimento e o consentimento do indivíduo são necessários para a coleta, uso ou divulgação de informações pessoais, exceto quando isso não for aplicável.

3.1 Em determinadas circunstâncias, informações pessoais poderão ser coletadas, usadas ou divulgadas sem o conhecimento e consentimento do indivíduo. Por exemplo, motivos legais, médicos ou de segurança podem tornar impossível ou impraticável a solicitação do consentimento. Quando as informações estiverem sendo coletadas para a detecção e prevenção de fraudes ou para a aplicação da lei, a solicitação do consentimento do indivíduo poderá prejudicar o objetivo da coleta das informações. A solicitação do consentimento poderá ser impossível ou inadequada quando houver uma emergência ameaçando a vida, a saúde ou a segurança do indivíduo, ou quando o indivíduo for menor, estiver gravemente doente ou mentalmente incapacitado. Em outros casos, as informações podem estar disponíveis publicamente. Além disso, a Convergia Canadá poderá fornecer informações pessoais ao seu advogado ou preposto para cobrar uma dívida, cumprir uma intimação, mandado ou outra ordem judicial, para instituição pública que solicitar as informações dentro de sua competência legal, ou da forma que vier a ser exigida por lei.

3.2 A Convergia Canadá geralmente solicitará consentimento para o uso ou divulgação das informações no momento da coleta. Em determinadas circunstâncias, o consentimento com relação ao uso ou divulgação poderá ser solicitado após a coleta das informações, mas antes do uso (por exemplo, quando a Convergia Canadá deseja usar as informações para um objetivo não identificado anteriormente).

3.3 A Convergia Canadá envidará esforços razoáveis para garantir que o indivíduo seja avisado dos objetivos para os quais as informações serão utilizadas. Para tornar o consentimento significativo, os objetivos serão declarados de tal forma que o indivíduo possa entender razoavelmente como as informações serão usadas ou divulgadas.

3.4 A Convergia Canadá não exigirá, como condição do fornecimento de um produto ou serviço, que um indivíduo concorde com a coleta, uso ou divulgação de informações além do necessário para cumprir os objetivos explicitamente especificados e legítimos.

3.5 A forma de consentimento buscada pela Convergia Canadá poderá variar, dependendo das circunstâncias e do tipo de informação divulgada. Ao determinar a forma de consentimento para uso, a Convergia Canadá levará em conta a sensibilidade das informações e as expectativas razoáveis do indivíduo. Um representante autorizado (como o responsável legal ou procurador) também poderá dar o consentimento.

A Convergia Canadá solicitará consentimento expresso quando as informações tenham probabilidade de ser consideradas sensíveis.

O consentimento implícito geralmente será suficiente quando as informações forem menos sensíveis. A utilização de serviços ou produtos por um cliente ou a aceitação do emprego por um empregado será considerada como consentimento implícito para coletar, usar e divulgar informações pessoais para todos os objetivos identificados.

3.6 O indivíduo pode retirar seu consentimento a qualquer momento, observadas as restrições legais ou contratuais e mediante aviso prévio razoável. A Convergia Canadá informará ao indivíduo as implicações de tal retirada. Para retirar o consentimento, o indivíduo deve notificar a Convergia Canadá por escrito.

3.7 Com relação às informações pessoais já coletadas pela Convergia Canadá antes da publicação desta Política de Privacidade, a presente Política constituirá um aviso razoável aos atuais clientes e empregados da Convergia Canadá a respeito dos objetivos e usos para os quais tais informações pessoais foram coletadas. Caso um indivíduo se oponha a tais divulgações ou usos contínuos, o consentimento poderá ser retirado mediante notificação à Convergia Canadá por escrito.

 

CLÁUSULA 4 – COLETA DE INFORMAÇÕES PESSOAIS

A coleta de informações pessoais será limitada ao necessário para os objetivos identificados pela Convergia Canadá. As informações serão coletadas por meios justos e legais.

4.1 A Convergia Canadá coleta informações pessoais de seus clientes e empregados para os fins descritos no Item 2.

4.2 A Convergia Canadá também poderá coletar informações pessoais de terceiros, como agências de crédito, empregadores ou referências pessoais ou outros terceiros que declarem ter o direito de divulgar as informações.

4.3 Com relação a seu negócio de Internet, a Convergia Canadá poderá usar um ‘Cookie’ para coletar determinadas informações que usa para rastrear padrões de usuários em seu(s) site(s). O Cookie é um arquivo de texto contendo um número de identificação exclusivo que identifica o navegador de um usuário, mas não um indivíduo em especial. O Cookie não identifica um indivíduo. Além disso, a Convergia USA não usa Cookies combinados a outras informações para obter informações pessoalmente identificáveis. Se um indivíduo não deseja usar Cookies, poderá reconfigurar seu navegador para fornecer notificação ou se recusar a aceitar Cookies.

CLÁUSULA 5 – LIMITAÇÃO DO USO, DIVULGAÇÃO E RETENÇÃO

As informações pessoais não serão utilizadas ou divulgadas para fins diferentes daqueles para os quais foram coletadas, exceto com o consentimento do indivíduo ou conforme exigido por lei.

As informações pessoais serão retidas apenas enquanto necessário para o cumprimento desses objetivos.

5.1 A Convergia Canadá poderá coletar, usar ou divulgar informações pessoais sem o conhecimento ou consentimento do indivíduo em determinadas circunstâncias, conforme descrito na Cláusula 3.1.

5.2 A Convergia Canadá poderá divulgar as informações pessoais do cliente para:

(a) outra empresa de telecomunicações, para a prestação de serviços de telecomunicações para esse cliente;

(b) empresas envolvidas na prestação de serviços de diretório de comunicações;

(c) pessoas envolvidas no desenvolvimento, promoção, marketing ou aprimoramento dos serviços da Convergia Canadá;

(d) agências de cobranças de créditos;

(e) serviços de emergência em situações de emergência;

(f) pessoas que, na estimativa razoável da Convergia Canadá, forem representantes do cliente;

(g) qualquer outro terceiro, mediante recebimento do consentimento do cliente ou conforme exigido por lei.  

5.3 A Convergia Canadá poderá divulgar as informações pessoais dos empregados nas seguintes circunstâncias:

(a) na administração dos benefícios desses empregados;

(b) no fornecimento de referências a potenciais empregadores, mediante recebimento do consentimento dos empregados;

(c) conforme exigido por lei.

5.4 Determinados empregados da Convergia Canadá podem ter acesso a informações de clientes e/ou empregados na medida em que suas funções exigirem acesso para fins comerciais. Os empregados da Convergia USA são regidos por um acordo de confidencialidade que proíbe a divulgação ou o uso de quaisquer informações confidenciais ou pessoais para quaisquer fins que não sejam os objetivos comerciais declarados.

5.5 A Convergia Canadá reterá informações pessoais pelo tempo necessário para cumprir os objetivos identificados ou conforme exigido por lei.

5.6 As informações pessoais que não forem mais necessárias para cumprir os objetivos identificados serão destruídas, apagadas ou tornadas anônimas de acordo com as diretrizes e procedimentos estabelecidos pela Convergia Canadá.

CLÁUSULA 6 – PRECISÃO

As informações pessoais serão tão precisas, completas e atualizadas quanto o necessário de modo a atender os objetivos para os quais devem ser usadas.

6.1 A medida em que as informações pessoais serão precisas, completas e atualizadas dependerá do uso das informações, levando-se em conta os interesses do indivíduo. As informações serão suficientemente precisas, completas e atualizadas de modo a minimizar a possibilidade de que informações inadequadas possam ser usadas para a tomada de decisão sobre o indivíduo.

6.2 A Convergia Canadá não atualizará rotineiramente as informações pessoais a menos que tal processo seja necessário para cumprir os objetivos para os quais as informações foram coletadas.

6.3 As informações pessoais usadas de forma contínua, incluindo aquelas divulgadas a terceiros, devem geralmente ser precisas e atualizadas, a menos que os limites para a exigência de precisão sejam claramente estabelecidos.

CLÁUSULA 7 – GARANTIAS

As informações pessoais serão protegidas por garantias de segurança adequadas à sensibilidade das informações.

7.1 A Convergia Canadá protegerá as informações pessoais contra perdas ou roubos, bem como acesso, divulgação, cópia, uso ou modificação não autorizados. A natureza das garantias irá variar dependendo da sensibilidade das informações coletadas, da quantidade, da distribuição e do formato das informações e do método de armazenamento.

7.2 A Convergia Canadá protegerá todas as informações pessoais, independentemente do formato em que são mantidas. Os métodos de proteção incluem:

(a) medidas físicas, como armários de arquivamento trancados e acesso restrito a escritórios;

(b) medidas organizacionais, como autorizações de segurança e limitação de acesso somente quando necessário;

(c) medidas tecnológicas, como o uso de senhas e criptografia.

7.3 A Convergia Canadá conscientiza seus empregados sobre a importância de manter a confidencialidade das informações pessoais. Os empregados da Convergia Canadá são regidos por um acordo de confidencialidade que proíbe a divulgação ou o uso de quaisquer informações confidenciais ou pessoais para quaisquer fins que não sejam os fins comerciais declarados.

7.4 A Convergia Canadá adotará cuidados no descarte ou destruição de informações pessoais para evitar que partes não autorizadas tenham acesso às informações.

CLÁUSULA 8 – ABERTURA

A Convergia Canadá disponibilizará prontamente aos indivíduos informações específicas sobre suas políticas e práticas relacionadas à gestão de informações pessoais.

8.1 A Convergia Canadá tornará suas políticas e práticas com relação à gestão de informações pessoais facilmente compreensíveis e acessíveis, fornecendo, mediante solicitação:

(a) os meios de obter acesso a informações pessoais de posse da Convergia Canadá; e

(b) uma descrição do tipo de informação de posse da Convergia Canadá e/ou suas subsidiárias, incluindo um relato geral de seu uso.

8.2 A Convergia Canadá disponibilizará esta Política de Privacidade on-line, pelo correio ou em formato de folheto em seu local de trabalho. Além disso, os Representantes do Atendimento ao Cliente da Convergia Canadá serão treinados para atender a solicitações no telefone de atendimento ao cliente gratuito da Convergia Canadá.

CLÁUSULA 9 – ACESSO INDIVIDUAL

Mediante solicitação, o indivíduo será informado sobre a existência, uso e divulgação de suas informações pessoais e terá acesso a essas informações. O indivíduo poderá contestar a precisão e integralidade das informações e alterá-las conforme o caso.

9.1 Mediante solicitação, a Convergia Canadá informará ao indivíduo se a empresa possui ou não informações pessoais sobre tal indivíduo, dando-lhe a oportunidade razoável para revisar as informações pessoais em seu arquivo.

9.2 A Convergia Canadá permitirá que o indivíduo tenha acesso às suas informações pessoais assim que fornecer à Convergia Canadá um pedido por escrito. A Convergia Canadá disponibilizará o aplicativo aos clientes por meio de Representantes de Atendimento ao Cliente e aos empregados através do Departamento de Recursos Humanos. O aplicativo incluirá informações suficientes para permitir que a Convergia Canadá forneça um relato a respeito da existência, uso e divulgação dessas informações pessoais a quaisquer terceiros. A Convergia Canadá usará o aplicativo apenas para este fim.

9.3 A Convergia Canadá responderá a um pedido de acesso individual a informações pessoais dentro de um prazo razoável e a um custo mínimo ou custo nenhum para o indivíduo. As informações solicitadas serão fornecidas ou disponibilizadas de forma geralmente compreensível.

9.4 A Convergia Canadá será o mais específica possível ao fornecer um relato de terceiros para os quais tenha divulgado informações pessoais sobre um indivíduo. Quando não for possível fornecer uma lista das organizações às quais efetivamente divulgou informações sobre um indivíduo, a Convergia Canadá fornecerá uma lista de empresas às quais possa ter divulgado informações sobre o indivíduo.

9.5 Em certos casos, a Convergia Canadá não poderá fornecer ao indivíduo acesso às suas informações pessoais. Por exemplo, a Convergia Canadá não fornecerá acesso a informações quando as informações solicitadas forem proibitivamente caras para serem fornecidas; quando as informações contenham referências a outros indivíduos; quando as informações não puderem ser divulgadas por razões legais, de segurança ou comerciais; quando as informações estiverem sujeitas à confidencialidade advogado-cliente ou litígios; ou quando as informações puderem ser melhor disponibilizadas a partir de outra fonte (por exemplo, através de um médico). Em cada caso, a Convergia Canadá justificará a negativa de acesso a informações pessoais.

9.6 Quando um indivíduo conseguir demonstrar a imprecisão ou incompletude das informações pessoais, a Convergia Canadá alterará as informações conforme necessário. Dependendo da natureza das informações contestadas, a alteração envolve a correção, exclusão ou acréscimo de informações. Se for o caso, as informações alteradas serão transmitidas a terceiros que tenham acesso às informações em questão.

9.7 Quando uma contestação não for resolvida de forma satisfatória para o indivíduo, a Convergia USA registrará o conteúdo da contestação não resolvida. Quando for o caso, a existência da contestação não resolvida será transmitida a terceiros que tenham acesso às informações em questão.

CLÁUSULA 10 – CONTESTAÇÕES QUANTO AO CUMPRIMENTO

O indivíduo poderá fazer contestações relativas ao cumprimento das Cláusulas acima à Convergia Canadá.

10.1 A Convergia Canadá terá procedimentos para receber e responder a reclamações ou questionamentos sobre suas políticas e práticas relacionadas ao manuseio de informações pessoais. A Convergia Canadá envidará todos os esforços para garantir que seus procedimentos sejam facilmente acessíveis e simples de usar.

10.2 A Convergia Canadá informará os indivíduos que fizerem questionamentos ou apresentarem reclamações a respeito da existência dos respectivos procedimentos para reclamações.

10.3 A pessoa ou as pessoas responsáveis pelo cumprimento desta Política de Privacidade poderão recorrer à consultoria externa, se for o caso, antes de fornecer uma resposta final às reclamações individuais.

10.4 A Convergia Canadá investigará todas as reclamações. Se uma reclamação for considerada justificada, a Convergia Canadá tomará as medidas adequadas, incluindo, se necessário, a alteração de suas políticas e práticas.

A Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos rege a coleta, uso e divulgação de informações pessoais no setor comercial.

De acordo com a Lei, a Convergia Canadá é obrigada a aderir a dez cláusulas de privacidade estabelecidas nas Normas Nacionais do Canadá, Código Modelo para a Proteção de Informações Pessoais.

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